Teknologi Perkantoran

MESIN DIKTE

1.       Definisi Mesin Dikte (dictating machine)

Mesin dikte adalah suatu mesin elektoronik yang merekam ceramah atau pidato pada salah satu dari berbagai media rekaman yang mungkin, sehingga kemudian seorang pengetik dapat memutar kembali rekaman tersebut dan menuliskannya pada mesin tiknya. Mesin dikte merupakan sarana yang memungkinkan korespondensi, laporan, instruksi, dan sebagainya untuk direkam dan kemudian disalin oleh seorang juru ketik. Rekaman dapat digoreskan, seperti halnya lajur dibuat pada sabuk plastik atau disk, atau magnetik pada pita, disk, atau sabuk. Rekaman yang digoreskan bersifat permanen dan tidak dapat dikoreksi selama pendiktean. Namun, rekaman tersebut dapat disimpan dengan sedikit bahaya atau rusak atau penghapusan yang tidak disengaja. Rekaman yang digoreskan dapat diserut untuk menghilangkan permukaan yang beralur dan kemudian digunakan ulang. Banyaknya penggunaan ulang bergantung kepada ketbalan bahan. Rekaman magnetik dapat dihapus dan dikoreksi selama pendiktean. Rekaman ini dapat pula dihapus dan digunakan ulang, barangkali sampai ratusan kali.

Selain mesin untuk digunakan di meja, terdapat pula model portabel yang sebagian cukup kecil untuk di bawa di dalam saku.

Ada keuntungan dalam menstandarkan jenis rekaman yang digunakan di dalam suatu organisasi baik untuk mesin yang digunakan di meja maupun mesin yang portabel. Sebagai contoh, apabila semua rekaman dilakukan pada kaset pita magnetik standar, rekaman dapat disalin di semua departemen.

2.       Mendikte

Apa pun jenis mesinnya pasti terdapat fasilitas untuk memulai dan menghentikan rekaman dengan sektika. Dengan menghentikan rekaman sewaktu terjadi jeda singkat dalam pendiktean, keseluruha permukaan dapat digunakan. Waktu putra rekaman bervariasi dan dapat diklasifikasikan sebagai masa putar singkat (sekitar 10 menit), masa putar medium (sektiar 10-20 menit) dan masa putar panjang (lebih dari 20 menit). Apabila, selama perekaman, pedikte ingin mendengar rekamannya, rekaman ini dapat diputar ulang dengan segera. Rekaman magnetik dapat dihapus dan dikoreksi; rekaman dengan goresan tidak dapat dihapus dan koreksi biasanya ditunjukkan kepada juru ketik pada sepotong kertas yang memperlihatkan bagian mana untuk diabaikan dan mana yang perlu diganti.

Walaupun mesin dikte dapat dioperasikan dengan sedikit latihan, para eksekutif dianjurkan untuk mendengarkan secara kritis rekaman mereka sendiri dan berlatih untuk mengucapkan kata-kata mereka dengan cermat. Kecerobohan dalam mendikte menyebabkan kesalahan dalam salinan atau, paling tidak, pemborosan waktu juru ketik dalam mendengarkan rekaman dua atau tiga kali sambil berusaha menangkap kata atau frase yang tidak jelas. Juru ketik yang menyalin dari mesin dikte harus didorong untuk mengungkapkan kesulitan mereka dan memberikan kritik terhadap pendiktean.

3.       Keterampilan yang diperlukan dalam mendikte

a.       Pastikan kontrol yang tepat dihidupkan untuk perekaman dan semua kertas yang relevan berada di tangan.

b.      Berikan tanda pada awal pendiktean, berbicara dengan jelas dan terang.

c.       Nyatakan jumlah tembusan yang diminta, ukuran dan jenis kertas, spasi dan ukuran amplop yang diperlukan untuk lampiran khusus.

d.      Gunakan slip indeks untuk mencatat setiap perubahan dan lakukan juga pada rekaman.

e.      Berikan ejaan untuk nama yang luar biasa atau khusus dan diktekan referensi, nama dan alamat serta kode pos.

f.        Diktekan jumlah uang dengan tanda mata uang ($, Rp, dan lain-lain) lebih dahulu dan instruksi tanda baca khusus.

g.       Akhir pendiktean dan pembagian salinan yang khusus harus ditunjukkan.

4.       Penyalinan

Juru ketik mendengarkan rekaman melalui earphone, menghentikan dan menjalankan mesin dengan tang atau kontrol pedal.

Juru ketik menyetel rekaman, mendengarkan dan mengetik. Ada juru ketik yang perlu menghentikan rekaman sebelum mengetik, tetapi juru ketik yang berpengalaman dapat mendengarkan dari rekaman yang baik dan mengetik sekaligus. Perlengkapan diberikan oleh mesin agar juru ketik dapat mendengarkan bagian rekaman mana saja yang ia pilih tanpa perlu kembali ke awal.

5.       Keuntungan dan Kerugian Penggunaan Mesin Dikte

Keuntungan :

a.       Penghematan waktu pendikte dan pengetik

b.      Menyenangkan bagi pendikte, yang dapat mendikte kapan saja ia suka, di mana saja ia suka dan dengan kecepatan berapa saja

c.       Berbagai macam kegunaan dari mesin dikte, seperti yang telah dijelaskan diatas

d.      Dalam pusat pengetikan memungkinkan pengetikan dibagi lebih mudah di antara para pengetik

e.      Rekaman memberikan metode pengukuran pekerjaan para pengetik yang sangat sederhana

f.        Mesin dikte mempermudah pengawasan para pengetik

Kerugian :

a.       Para pengetik biasanya tidak menyukai mesin dikte (mereka terikat pada mesin)

b.      Mesin dikte menuntut pelatihan para pendikte yang lebih banyak ketimbang para pengetik

c.       Para pengetik tidak berada dalam hubungan yang dekat denganpara pejabat pimpinan sehingga mereka kehilangan hubungan/kontak pribadi.

d.      Mesin imbla dapat mengurangi kontinuitas minat para pengetik dalam pekerjaan yang dilakukan.

e.      Kesulitan dalam kerusakan mesin atau kegagalan kemampuan

6.   Sistem Pendiktean Pusat

Dalam suatu perusahaan yang besar adalah tidak hemat untuk memberikan sebuah mesin rekaman kepada setiap orang pendikte, dan suatu sistem pendiktean pusat mengandung pemberian sejumlah mesin rekaman dalam pusat pengetikan di hubungkan dengan kabel pada banyak kantor sehingga rekaman dapat dilakukan dengan pengawasan dari jarak jauh.

Biasanya sebuah mesin rekaman dipandang cukup untuk enam sampai delapan orang pendikte.

7.   Keuntungan dan Kerugian Sistem Pendiktean Pusat

Keuntungan :

a.       Menyenangkan bagi pendikte : telpon, dan sebagainya, baik untuk membantu

b.      Lebih sedikit mesin-mesin yang diperlukan

c.       Rekaman tidak harus disampaikan ke pusat pengetikan : rekaman itu dibuat dalam pusat pengetikan.

d.      Semua keuntungan lain seperti pada angka (9) diatas

Kerugian :

a.       Biaya untuk menggunakannya mungkin mahal

b.      Pendiktean terbatas pada ruangan-ruangan yang dihubungkan dengan sistem (hal ini mungkin sulit apabila ruangan-ruangan diubah)

c.       Pekerjaan tambahan diberikan kepada pengawas pusat pengetikan

d.      Seorang pendikte yang disela mungkin menggunakan sebuah mesin untuk waktu yang lebih lama dari pada yang diperlukan.